Komunikasi
dalam Manajemen
A.
Definisi
Komunikasi
Kata
komunikasi berasal dari bahasa Latin communication
yang berarti ‘pemberitahuan’ atau ‘pertukaran pikiran’. Jadi secara garis
besar, dalam suatu proses komunikasi haruslah terdapat unsur-unsur kesamaan makna
agar terjadi suatu pertukaran pikiran dan pengertian antara komunikator
(penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan).
Berikut
ini merupakan definisi dari komunikasi menurut beberapa ahli:
·
Komunikasi adalah proses yang
menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara apa, kepada siapa dengan efek
apa. – Laswell
·
Komunikasi adalah penyebaran informasi,
ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama
melalui simbol-simbol. – Theodorson dan Thedorson
·
Komunikasi adalah seni menyampaikan
informasi, ide dan sikap seseorang kepada orang lain. – Edwin Emery
·
Komunikasi berarti suatu mekanisme suatu
hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan
membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu. – Charles H. Cooley
B.
Proses
Komunikasi
Proses
komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai
dipahami oleh komunikan. Proses komunikasi juga dapat diartikan sebagai
‘transfer informasi’ atau pesan (message)
dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima sebagai komunikan.
Dalam proses komunikasi tersebut bertujuan untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua pihak
yang terlibat dalam proses komunikasi. Dalam proses komunikasi, komunikator
mengirimkan pesan.informasi kepada komunikan sebagai sasaran komunikasi.
Dalam
aplikasinya, langkah-langkah dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Langkah
pertama, ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.
2. Langkah
kedua, ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi
lambing-lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah
ketiga, pesan yang telah di encoding
tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan
karakteristik lambing-lambang komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah
keempat, penerima menafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk
mengartikan maksud pesan tersebut.
5. Langkah
kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke
komunikator.
C. Hambatan Komunikasi
Komunikasi yang efektif menjadi harapan semua orang
yang berkomunikasi. Berikut ini merupakan hambatan dalam berkomunikasi:
1. Pesan
yang diterima tidak dimengerti sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.
2. Pesan
yang disetujui oleh penerima tidak ditindaklanjuti dengan perbuatan yang
diminta oleh pengirim.
D.
Definisi
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi
interpersonal adalah interaksi tatap muka antar dua atau beberapa orang, di
mana pengirim dapat menyampaikan pesan secara langsung, dan penerima pesan
dapat menerima dan menanggapi secara langsung pula. Kebanyakan komunikasi
interpersonal berbentuk verbal disertai ungkapan-ungkapan nonverbal dan
dilakukan secara lisan. Cara tertulis diambil sejauh diperlukan, misalnya dalam
bentuk memo, surat, atau catatan.
Komunikasi
interpersonal dengan masing-masing orang berbeda tingkat kedalaman
komunikasinya, tingkat intensifnya, dan tingkat ekstensifnya. Komunikasi
interpersonal antara dua orang kenalan tentu berbeda dengan komunikasi interpersonal
antar sahabat atau kekasih. Berkat komunikasi itu merka yang terlibat dapat
semakin mengenal. Karena itu juga komunikasi interpersonal, seseorang kenalan
pada akhirnya menjadi sahabat.
Pelatihan
dan Pengembangan
A.
Definisi Pelatihan
Pelatihan adalah proses pembelajaran yang lebih
menekankan praktik daripada teori yang dilakukan seseorang atau sekelompok
dengan menggunakan pendekatan berbagai pembelajaran dan bertujuan meningkatkan
kemampuan dalam satu atau beberapa jenis keterampilan tertentu.
Pelatihan juga dapat dikatakan sebagai serangkaian
aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan,
pengalaman, ataupu perubahan sikap seorang individu. Pelatihan berkenaan dengan
perolehan keahlian-keahlian atau pengetahuan tertentu.
B.
Tujuan dan Sasaran Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, kinerja, dan perilaku individu, kelompok, maupun organisasi. Oleh
karena itu, kegiatan pelatihan harus dirancang sedemikian rupa agar benar-benar
memberikan manfaat sesuai dengan tujuan pelaksanaannya.
Tujuan pelatihan yaitu agar peserta pelatihan baik
kelompok atau organisasi maupun perseorangan dapat menguasai pengetahuan,
keterampilan, dan perilaku yang dilatihkan dalam program pelatihan sehingga
dapat diaplikasikan baik untuk jangka waktu pendek maupun jangka waktu yang
lama.
Tujuan pelatihan bisa juga suatu pernyataan tentang
pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang diharapkan dapat dicapai
atau dikuasai oleh peserta pelatihan ketika pelatihan telah selesai.
Pada saat ini, umumnya tujuan pelatihan dibuat dalam
standar kompetensi, karena biasanya pelatihan bertujuan untuk pemenuhan suatu
kompetensi tertentu. Jadi, pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan dan pengembangan secara konseptual untuk mengubah sikap pegawai terghadap
pekerjaan.
C.
Perbedaan Pelatihan dan Pengembangan
Perkembangan dan pelatihan merupakan dua konsep yang
sama, yaitu meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan. Tetapi, dilihat
dari tujuannya, umumnya kedua konsep tersebut dapat dibedakan. Pelatihan lebih
ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik
pada saat ini, sedangkan pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan
pengetahuan untuk melakukan pekerjaan pada masa yang akan datang, yang
dilakukan melalui pendekatan yang terintegrasi dengan kegiatan lain untuk
mengubah perilaku kerja.
D.
Faktor Psikologi dalam Pelatihan dan Pengembangan
Salah satu cabang dari ilmu Psikologi yang membahas
tentang perusahaan adalah Psikologi Industri dan Organisasi, PIO sangat
berperan penting pada bagian-bagian pengembangan sumber daya manusia, seperti
rekrutmen, seleksi dan penempatan, pelatihan, dan pengembangan. PIO juga
berperan penting pada desain struktur organisasi dan desain pekerjaan. Faktor-faktor
psikologis juga dapat mempengaruhi seseorang dalam bekerja.
E.
Teknik dan Metode Pelatihan
Teknik pelatihan dapat diartikan sebagai cara yang
dilakukan seorang trainer dalam
mengimplementasikan suatu metode pelatihan secara spesifik.
Di bawah ini beberapa teknik yang lazim digunakan
dalam suatu pelatihan:
1.
Teknik on The
Job Training
Teknik on the job
training yaitu melatih peserta pelatihan untuk mempelajari suatu materi
pelatihan/pekerjaan sambil mengerjakannya/mempraktikannya. Atau bisa juga
disebut pelatihan yang dilakukan pekerjaan/aktivitas dari peserta pelatihan itu
sendiri. Teknik on the job training merupakan pelatihan yang menggunakan
situasi dalam pekerjaan.
Di sini peserta
pelatihan diberi pelatihan tentang pekerjaan/materi baru dengan
supervise/coaching langsung dari seorang trainer yang berpengalaman (biasanya
trainer dari lingkungan sendiri atau didatangkan dari luar). Teknik on the job
training ini dapat digunakan pada metode praktik dan metode latihan.
Kelebihan teknik on the
job training
-
Relatif tidak
mahal.
-
Berlatih sambil
berproduksi atau menghasilkan sesuatu.
-
Tidak dibutuhkan
tempat pelatihan khusus.
-
Mendapatkan
umpan balik yang cepat.
Kekurangan teknik on
the job training
-
Trainer yang
dipakai, harus orang yang tepat.
2.
Teknik off The
Job Training
Teknik off the job
training adalah teknik pelatihan yang menggunakan situasi di luar
pekerjaan/aktivitas peserta pelatihan. Dipergunakan apabila banyak peserta
pelatihan yang harus dilatih dengan cepat dan secara bersama-sama. Teknik off
the job training ini dapat digunakan pada metode ceramah, metode presentasi,
metode role playing (bermain peran), metode kasus, dan metode simulasi.
Kelebihan teknik off
the job training
-
Biaya pelatihan
tidak mahal, karena berkelompok.
-
Membuat wawasan
baru.
-
Pemisah waktu
pelatihan dan waktu bekerja peserta pelatihan.
Kekurangan teknik off
the job training
-
Teknik off the
job training bersifat teoritis.
-
Kecocokan tipe
pelatihan yang kurang dengan kebutuhan yang ada.
3.
Teknik Fasilitasi
Fasilitasi memiliki
makna “membuat sesuatu/semua menjadi mudah” atau “membuat lebih mudah atau
tidak terlalu sulit”. Teknik fasilitasi dalam pelatihan adalah suatu teknik
dimana terjadi proses sadar dan sepenuh hati seorang trainer membantu peserta pelatihan
dalam meraih tujuan pelatihan dengan taat pada nilai-nilai dasar dan peraturan
yang disepakati dalam proses pelatihan tersebut.
Dalam proses pelatihan
yang menggunakan teknik fasilitasi dibutuhkan orang yang berperan mengelola
pelatihan yang disebut dengan “fasilitator”. Seorang fasilitator dalam teknik
fasilitasi adalah orang yang membuat kerja peserta pelatihan menjadi lebih
mudah karena kemampuannya dalam menstrukturkan dan memandu partisipasi para
peserta pelatihan.
Seorang fasilitator
mempunyai tugas utama membantu peserta pelatihan meningkatkan efektivitasnya
dengan cara menyempurnakan proses dan struktur yang terjadi pada proses
pelatihan. Proses artinya bagaimana peserta pelatihan bekerjasama. Termasuk di
dalamnya bagaimana masing-masing peserta pelatihan berinteraksi satu sama lain,
bagaimana mereka mengidentifikasi dan memecahkan persoalan, bagaimana mereka
membuat keputusan-keputusan, dan bagaimana mereka menangani konflik. Struktur
maksudnya bagaimana proses interaksi antar peserta pelatihan itu berlangsung.
Untuk melaksanakan
semua itu, seorang fasilitator perlu memiliki pengetahuan dasar mengenai
beberapa hal yang berkaitan erat dengan proses dan struktur yang terjadi dalam
pelatihan. Peserta pelatihan berinteraksi dan saling belajar, maka seorang
fasilitator perlu tahu tentang teori belajar dalam pelatihan, pendekatan
pelatihan, metode-metode dalam pelatihan, dan mengelola dinamika peserta
pelatihan. Seorang fasilitator juga perlu tahu kiat agar peserta pelatihan yang
difasilitasinya terus mengikuti proses pelatihan dengan penuh semangat dan
bergairah, maka ia pun perlu tahu bagaimana mengelola kreativitas dalam suatu
proses pelatihan.
Sumber:
Suprapto, Tommy. (2009). Pengantar teori dan manajemen komunikasi. Jakarta: Medpress.
Hardjana, Agus M. (2003). Komunikasi intrapersonal dan interpersonal. Yogyakarta: KANISIUS.
Santoso, Budi. (2009). Skema dan mekanisme pelatihan. Jakarta: TERANGI.
